北京时间5月18日七点多一点到办公室后检查邮箱，GMAIL邮箱中有一封来自于在美国一所合作院校任教的一名中国籍教授的函：“我是美国XXX大学的XXX，今天上午（系美国时间）我和XXX校长通了电话，谈了同贵校交流的问题，向他反映了达赖喇嘛到我校活动的情况。这里的地方报纸对达赖和西藏问题作了大量的报道，其中提到我校与贵校的交流。我想把其中的一篇寄给XXX校长看，但我没有他的电子邮件地址，现把它寄给您们，请转给XXX校长，谢谢。”附函中提到的含有本单位名称的英文报道。意为“本校校长XXX在接受采访时说‘XXXX大学及其它几所合作院校没有对达赖喇嘛的访问表态’”"At XXXX, around 100 Chinese students were enrolled in programs and majors this spring. The institution also partners with a handful of Chinese institutions, including the XXX University, but President XXX says he has not received any feedback from the schools regarding the Dalai Lama's appearances."
收此函后，我顿感问题的严重，但函中提到，对方已给校长通过电话，但为何校长没有及时与我联系？当时就作出如下决定：
1、马上给校长打电话核实这些情况并同时向书记请示；
2、马上回函给美国方面，希望他提供这些媒体报道的网页链接以便进一步核查；
3、等八点半左右政府部门都上班后，第一时间向政府外事、教育、国家安全等部门报告并请示。
给美方回复后几分钟，对方就进行了反馈（这证明：在美国的中国人也在密切地关注着我们的反应），把我所需要的相关情况发了过来；与校长通话后，说确有其事。书记、校长都同意立即向政府报告并请示的处理方案。
从北京时间18日上午到19日中午，反复向与此事相关的政府三大部门汇报并请示。基本上都给予高度重视，但实在让人有点气愤的是有一个部的一个司下的一位处长在电话中先责问“是谁要你直接打电话给我们的？”，然后反复强调“你们不是我们直接管辖的，走程序！”。即使是在咱强调了事情有点紧后，也反复强调“走程序”。呜呼！19日一大早到达办公室后，先起草好抗议书，然后起草好向省教育厅的请示件。上午九点左右即先传真至省厅办公室。省厅十分重视，收件后马上交相关领导阅批。但因外事处负责人在外地，19日上午无法确定。
北京时间19日下午，省厅外事处长回到办公室，立即着手处理此事。在下午四点前，电话同意我们的处理方案：先以校长名义向对方发出正式抗议书。估计抗义书不可能让对方取消美国当地时间18日的活动，所以，也主张在确认美方仍然按原定计划接待达赖后，向对方发函，告知不便于接待本月26日到方的10多名教授与管理人员，取消此次交流活动。
北京时间21日，在确认各方面情况后，以处长名义向对方国际部主任（兼校长助理）发函，告知不便于接待26日来访的团组。20日，在福建的一所大学也已取消此次交流计划。到此时，这一事件暂告一段落。
从事后各方反映来看，如果我单位不在美国时间18日前发出抗议函，完全有可能导致一场政治风波。所以，外事无小事，事事都得小心从事。我们从事此项工作的人，还得事事有政治的敏感性。
